秘书处是研究生会高效活动的后勤保障中心,主要负责处理研会内部的日常事务、财务管理、档案健全、制度完善、会议记录、部门考核、会员激励等工作。由于我校研究生会秘书处成立时间不长,工作中碰到了不少的问题。我们不仅借鉴其他高校研究生会秘书处的经验,同时加强与校内各院系研会秘书处的交流,结合校研会的特点和发展现状,我们取长补短,踏实工作,终于取得了一系列的成绩。该学期,秘书处根据研究生会主席团的指示,围绕研究生会中心工作,圆满完成了既定的部门职责,协调了研究生会各部门的运转,为同学们提供了高质量的服务,现讲本学期工作总结如下:
一、建立健全规章制度,创新高效工作机制,保障研会良好发展。
良好的工作成效来源于团队的凝聚力、协作精神和有效的运行体制,本学期秘书处的首要任务就是建立健全工作制度以及管理制度。
1、制定《日博官网365bet成员培训办法》
为使校研究生会培训管理工作规范化、科学化、制度化,确保日常培训工作有组织、有计划的进行,同时为了明确各个岗位的工作任务、工作职责和工作要求,推动干部队伍素质的不断提高,提高青年骨干的统筹、指导能力,更有效的开展工作,结合研究生会的实际情况,制定本制度。
2、制定《日博官网365bet干部聘任考核暂行办法》
为加强研究生会自身建设,完善各项管理机制,更有效的开展各项工作、更好地服务同学、活跃校园学术和文体氛围,同时为了进一步增强研究生会干部的自我管理意识,充分发挥研究生会干部的积极性、主动性和创造性,提高队伍的整体素质,促使研究生会工作朝着制度化、规范化、系统化的方向发展,制定日博官网365bet干部聘任/考核制度。
3、制定《日博官网365bet活动流程试行办法》
为更好地规范活动流程,提高工作效率,使各项活动有章可循,并使研究生会更好的为全体师生服务,现制定山东大学研究生活动流程规章,各部门开展的所有活动受本规章约束。
二、全面培养大局观念,增强奉献服务意识,积极协调部门工作。
秘书处作为研究生会内的协调、保障中心,组织、筹划、协调各部开展活动是其基本职能。能否顾全大局,服务整个活动,成为衡量秘书处工作的一个重要指标。秘书处很重要的工作之一即为完成主席团与各部门的上传下达工作,及时将主席团的决策传达给各部、分配各部工作,同时要将各部门情况及时反映给主席团、及协调活动中各部任务,以备主席团及时做出工作调整。
本学期校研究生会积极开展了丰富多彩的活动,例如“我的山大我的家”影视作品征集活动、“牵手山大”研究生交友活动、“又唱红歌”纪念一二九红歌会、研会篮球赛等等。秘书处积极的参与各项活动,虽然秘书处人数较少,也不是活动的主办部门,但是我部人员不求功名,积极在各项活动中贡献自己的一份力量,确保各项活动的圆满举办。
秘书处的枢纽工作关系到整个研究生会的运转,本学期我们一直在努力做好此项工作,但是由于经验和工作方式等原因,依然存在很多不足的地方,下学期我们也将更加努力的做好上传下达,左右协调工作,使研究生会的工作顺利进行。
三、全力提供活动经费,完善财务报销流程,保障活动顺利开展。
秘书处另外一项很重要的职能就是管理研会的活动经费。本学期我们的目标是尽量减少报账时间,及时补还活动过程中产生的借款,与此同时,我们力争实行活动前预付经费,活动后进行报销的工作流程,在多项活动中取得良好的效果,减少了因为经费的限制而影响活动效果的情况出现。例如“牵手山大”研究生交友活动之前预支1000元,活动后报销1100元;又如“权在身边,益在你我”法制宣传活动之前预支260元,活动后报销280元。我们及时的将活动发票进行报销,把活动中产生的资金差额交还活动负责人,为下次活动做好准备,形成良性循环。
以上是本学期秘书处开展的主要工作。在2011-2012年度下学期,秘书处将继续秉承全心全意为广大师生服务的宗旨,在校团委的领导下、研究生会主席团的具体指导下,充分发挥秘书处的工作职能,紧紧把握时代脉搏,围绕我校研究生的实际情况进行活动策划,锐意进取,求实创新,协助研会其他部门开展丰富多彩的活动,并进一步挖掘研会的潜力,完善研会的运行机制,使研会的工作更加科学化、规范化,力争通过各方面积极努力和配合实现各项工作的有效推进和贯彻落实,以充分发挥研会组织的桥梁作用,从而提高研会工作的深度,争取在新一年度取得更好的成绩。(研究生会秘书处)